جهات موثوق بها داخل الشركة تضع الخطوط الحمراء داخلها وتمنع تجاوزها، مسئولة عن مراقبة المسئولين عن الشركة ومحاسبتهم وتحديد طرق تصرفهم بالأموال. فنظام الرقابة الداخلية يراقب أعمال مجلس إدارة الشركة وقراراتهم ويعرض المتجاوز للفصل عن العمل ومحاكمته

:الفصل بين مسئوليات الموظفين

من أهم الخصائص التي يجب أن تتوفر بنظام الرقابة الداخلية أن يفُصل بين كل وظيفة وأخري ولا يتم إسناد وظيفتين مترابطتين لنفس الموظف، خصوصاً إذا كان الأمر يتعلق بالخزينة والأصول والبضاعة. بمعني أبسط لا يصح مثلاً أن أسند وظيفة تحصيل الفواتير والأموال ووظيفة تسجيلها في الدفاتر وإيداعها لنفس الشخص، حيث يمكن التلاعب والاختلاس بسهولة

:كفاءة المسئولين عن نظام الرقابة الداخلية

سلامة النظام تعتمد علي كفاءة الموظفين المسئولين عن تنفيذه، فليس من الحكمة أبداً أن أولي مسئولية الرقابة الداخلية لشخص غير ذي ثقة أو مشكوك في أمانته، ويجب علي الإدارة وضع قواعد لاختيار موظفي الرقابة الداخلية منها

١. الاختيار يتم وفق مؤهلات وصفات محددة ويتم اختيار الأكثر استيفاءً لتلك المؤهلات

٢. يتم وضع برامج تدريبية ودورات مركزة لرفع كفاءة المعينين بالرقابة الداخلية وتنمية إحساسهم بالمسئولية

٣. وضع معايير محددة للرقابة الداخلية ومراقبة أداء العاملين عليها بشكل دوري بطرق مباشرة وغير مباشرة

٤. تحفيز العاملين بالرقابة الداخلية بالمكافآت والحوافز العالية

٥. تفعيل نظام تدوير الموظفين وانتقال الوظائف بينهم بحيث يتم اكتشاف التلاعب والأخطاء وردع أي متلاعب أو مختلس

من الواجب علي نظام الرقابة الداخلية تحديد مسئولية وسلطة كل موظف داخل المؤسسة بحيث لا يستطيع تعدي سلطته وتتم محاسبة أعماله في إطار السلطة الممنوحة له. ويساعد إنشاء الهيكل الوظيفي جداً في تقوية العلاقات بين المديرين وموظفيهم وإتاحة الفرص للابتكار وتنمية روح المسئولية داخل كل موظف، كما أنها تساعد بشكل كبير علي تقليل التكاليف وسرعة أداء العمل وإنجازه

:دقة الخطة التنظيمية للمؤسسة

الهيكل الوظيفي يحدد لكل موظف مسئوليته، بينما توضح الخطة التنظيمية مسئولية وسلطات كل قسم أو أرادة وطريقة التنسيق بين كل إدارة وأخري، مما يسهل بشكل كبير عمل الرقابة الداخلية وتقييم أداء كل إدارة وموظفيها

:سلامة الدفاتر والسجلات

الرقابة الداخلية تعتمد بشكل جذري علي السجلات والدفاتر، وبالتالي لابد من التسجيل الصحيح لكل العمليات والأعمال التي تقوم بها الشركة لتسهيل الأمر علي مسئولي الرقابة لاكتشاف الأخطاء والتلاعب

المراجعة الداخلية السليمة تستطيع كشف أي انحرافات بسهولة، وبالتالي تسهل الأمر علي نظام الرقابة الداخلية، ومن أفضل الإجراءات التي تضمن سلامة إدارة المراجعة الداخلية ألا تكون تابعة لأي قسم، إنما تتبع رئيس مجلس إدارة الشركة بشكل مباشر

الرقابة الداخلية لها العديد من الأهداف ومنها علي سبيل المثال لا الحصر

١. التأكد من تنفيذ العمل بدقة وكفاءة

٢. التأكد من دقة البيانات المالية

٣. تشجيع الموظفين والعاملين علي العمل وفقاً للتعليمات والسياسات الموضوعة

٤. التأكد من تنفيذ العمل وفقاً لمعايير منظمة واخلاقية

٥. حماية أموال المؤسسات من السرقات والاختلاسات وحماية الشركة من الأزمات والخسائر

٦. توفير تقارير ومعلومات دقيقة جداً لأصحاب الشركات ورؤساء مجلس الإدارة

٧. تحقيق هدف المؤسسة الرئيسي وهو زيادة الأرباح

٨. التحقق من صرف أموال الشركة في النواحي المخصصة لها

٩. الرقابة علي مخزون البضاعة والعهد والمخازن

١٠. حماية أملاك الشركة أو الدولة من التعديات

١١. حماية سجلات المؤسسة من العرض علي الجهات غير المسئولة والتي لا يحق لها ذلك

:سلامة إدارة المراجعة الداخلية

:تنقسم الرقابة الداخلية لثلاثة أنواع ويتم تحديد النوع المناسب وفقاً للهدف الذي سيتم إنشاءها من أجله، وأنواع نظام الرقابة الداخلية هي

:١. رقابة داخلية للحماية والوقاية

يتم انشاء نظام الرقابة هنا بهدف تقييم أداء موظفين الشركة ورفع كفاءتهم إلي أعلي درجة وتقليل أو منع وقوع الأخطاء قبل حدوثها. كما يهدف نظام الرقابة في هذا النوع لفصل واجبات ومسئوليات كل عامل وموظف بالمنشأة والتأكد من التوفر الفعلي للأصول وكل المعلومات المسجلة بالسجلات والدفاتر

:٢. رقابة داخلية للكشف

تهدف لاكتشاف المشكلات والأخطاء فور حدوثها وتسجل كل العمليات الحسابية باستخدام القيد المزدوج وتقوم بإعداد ومراجعة التسويات المالية وموازين المراجعة كل شهر

:٣. رقابة داخلية للتصحيح

بعد قيام الرقابة الداخلية بالكشف عن المشكلات والأخطاء يأتي دور الرقابة الداخلية للتصحيح، حيث تحاول حل المشكلات وتحدد المشكلات أسباب المشكلة وتقلل من المشكلات المستقبلية وتتلاشي أسبابها . كما أنها تحتفظ بنسخ للملفات الرئيسية وتقوم بتصويب الأخطاء الناتجة من إدخال المعلومات الغير صحيحة للنظام وإدخال العمليات بطريقة سليمة

:ويمكن تقسيم الرقابة الداخلية بشكل آخر إلي

:١. الرقابة الإدارية

كل الإجراءات والطرق التي تستخدم لتحقيق الكفاءة الإنتاجية والالتزام بالقرارات والسياسات الإدارية مثل رقابة الجودة وتقارير الاداء والكشوفات الإحصائية

:٢. الرقابة المحاسبية

الطرق المستخدمة لحماية الأصول والتأكد من سلامة الدفاتر والسجلات المالية والحماية المالية للأصل

:٣. الضبط الداخلي

يهدف لضبط ومراقبة العمليات المؤسسية والتأكد من أنها تتم وفقاً للقوانين، كما تشمل كافة الإجراءات والخطط التي تهدف لحماية الأصول من السرقة والاختلاسات

:خصائص الرقابة الداخلية

:تحديد الهيكل الوظيفي ووضوحه

:أنواع نظام الرقابة الداخلية

:أهداف نظام الرقابة الداخلية

:ما هي أنظمة الرقابة الداخلية